プロダクト
AI FAX受注
FAXで届く注文書をAIが読み取って項目ごとに整理し、担当者が確認・修正して確定した注文をCSVで出力します。
画面イメージの内容：注文書原本を読み取った結果、得意先は一致、希望納期は要確認、商品は候補あり、数量は未読取。担当者が確認して確定します。
検証中現在は架空の注文書サンプルを使い、社内で仕組みを検証しています。
対象となる業務
FAXで届く注文書を読み取り、業務システムへ入力する受注業務
解決を目指すこと
注文書の手入力にかかる手間を減らし、担当者が確認作業に集中できるようにすること
流れ
注文書の受信から、既存システムへの連携まで。
- 01注文書の受信FAX / PDF / 画像
- 02AIによる読取・整理OCR / 項目整理 / マスタ照合
- 03担当者が確認・確定未読取・要確認・候補ありを確認人が確認
- 04CSV・既存システムへCSV出力 / API連携は個別設計
各ステップの詳しい内容
01 注文書の受信
FAXで受信した注文書のPDF・画像を取り込みます。
- 取り込めるファイル：PDF・PNG・JPEG
- 1つのファイルに1件の注文を前提とします
- FAXサーバー・複合機からの自動取り込みは、導入環境に合わせて検討します
02 AIによる読取・整理
文字を読み取り（OCR）、得意先・商品・数量・単位・納期などを項目ごとに整理し、商品・取引先の一覧（マスタ）と照らし合わせます。
- 得意先・注文番号・注文日・希望納期・納品先・商品・数量・単位を整理
- 商品・取引先の一覧（マスタ）と照らし合わせ、候補を示します
- 「来週金曜」のような希望納期は、原文のまま残します
03 担当者が確認・確定
読み取れない項目や候補が複数ある項目を、担当者が原本と照らして確認・修正し、確定します。
- 状態を表示：未読取・要確認・候補あり・マスタ未一致
- 読み取れない数量や単位を、推測で埋めることはしません
- 担当者が原本と照らして確認・修正し、確定します
04 CSV・既存システムへ
確定した注文をCSVで出力します。APIや既存システムとの連携は、案件ごとに設計します。
- CSVで出力（UTF-8／Shift_JIS）
- API・既存システムとの連携は、案件ごとに設計します
- 確定後に修正した注文は「要確認」に戻り、履歴が残ります
人の確認
確認が必要な箇所は、状態で示します。
読み取りが不確かな項目には、次のいずれかの状態が表示されます。担当者はその箇所を中心に、原本と照らして確認します。
- 未読取文字を確認できない。推測では埋めず、担当者が原本を確認する。
- 要確認読み取り結果はあるが、業務上の確認が必要。
- 候補あり略称などで候補が複数ある。担当者が選択する。
- マスタ未一致登録済みの商品・得意先と一致しない。
AIが注文を自動で確定することはありません。
確定するのは担当者です。
- 商品・数量・単位・納期などの重要な項目は、原本と業務のルールに照らして確認します。
- 数量や単位が読み取れない場合、既定値（例：数量1）で埋めることはしません。
- 「来週金曜」のような希望納期は原文のまま残し、日付の候補は担当者の確認後に確定します。
- AIによる読み取りをやり直しても、担当者が修正した内容を上書きしません。
- 確定後に修正した注文は「要確認」に戻り、修正の履歴が残ります。
- 1つのファイルには1件の注文を前提とし、複数の注文を含むファイルは担当者が分けて登録します。
機能と提供状況
できること・個別に対応すること
検証版で対応
- ファイル取り込み（PDF・PNG・JPEG）
- 読取・項目整理
- マスタ照合と候補提示
- 担当者による確認・確定
- CSV出力（UTF-8／Shift_JIS）
導入環境に合わせて個別設計
- 既存システムとのAPI連携
- FAXサーバー・複合機からの自動取り込み
読み取る項目
- 得意先
- 注文番号
- 注文日
- 希望納期
- 納品先
- 商品名・商品コード
- 数量・単位
- 備考
1つのファイルには1件の注文を前提としています。
導入にあたって
小さく検証してから、導入の範囲を決めます。
- 01資料をご準備注文書サンプル・商品／得意先マスタ・連携先仕様
- 02小規模に検証読み取り結果と担当者の確認負荷を確認
- 03導入範囲を判断結果と既存システムの仕様を踏まえ、導入可否と連携範囲を決定
- 手書きや不鮮明なFAXでは、読み取れない項目が増える場合があります。
- API連携は検証版に含まれていません。既存システムの仕様に合わせて個別に設計します。